Akal Murat - Проблемы и решения потокового сканирования и ввода

Проблемы и решения потокового сканирования и ввода

По состоянию на 2007 год можно говорить о том, что рынок потокового сканирования и ввода еще не образован, однако на сегодняшний день он находится в процессе бурного формирования и постоянного роста. Интерес бизнес сообщества к данной тематике высок. Так, анализ запросов Яндекса показывает, что интерес к теме «сканирование документов» вполне сопоставим с такими темами, как «система электронного документооборота», «автоматизация бизнеса», «документооборот предприятия». На самом деле все эти понятия неразрывно связаны между собой. Каково же предложение по услугам сканирования и потокового ввода документов?

Для начала, давайте определимся какие же задачи встречаются?

Комплексная организация электронных архивов Для этого кроме услуг по сканированию необходимо иметь гибкое и мощное программное обеспечение, например электронный архив документов.
Сканирование финансовой документации, Необходимо территориально распределенным компаниям (головной офис в Москве, сеть заводов по России), проходящим частые налоговые проверки, или имеющим централизованную бухгалтерскую отчетность
Сканирование проектной документации необходимо проектно-конструкторским организациям,
Сканирование кадровой документации Документы по личному составу имеют обязательных срок хранения от 10 до 70 лет и более и для быстрого поиска информации очень важно иметь документы в электронном виде.
Сканирование книг Сохранение культурного и интеллектуального наследия, заключенного в книгах, и возможность быстрого доступа к нему - одна из важнейших задач на уровне государства.
Ретроконверсия каталогов библиотек, см. предыдущую задачу
Ввод данных, как с бумажных так и с отсканированных документов - один из самых трудоемких задач во внедрении любой системы документооборота.

Компании представляющие свои интересы в данном секторе рынка, можно разделить на несколько групп:

Разработчики программного обеспечения. К данной категории можно смело относить всех разработчиков и внедренцев систем электронного документооборота, отдельно нужно выделить разработчиков систем оптического распознавания текста (OCR)
Продавцы специализированного «железа». Все компании, торгующие специализированными документными и книжными сканерами, системами хранения данных, серверным оборудованием прямо заинтересованы в скорейшей повальной информатизации общества и переходе к электронному документообороту;
Системные интеграторы. Крупные компании решающие широкий спектр ИТ-задач от консалтинга до внедрения конкретных систем документооборота. Чаще всего становятся основными исполнителями по крупным госбюджетным проектам, связанным с электронным документооборотом.
Крупные зарубежные компании, имеющие огромный опыт работы с документами и готовых внедрить передовой мировой опыт работы с документами в России, яркий пример какой компании – Xerox.
Небольшие компании, чаще из полиграфии, делопроизводства, архивного дела, желающие освоить новые параллельные бизнес-направления.

Те из маленьких компаний, кто успешно переживет все болезни роста и развития, сможет составить серьезную конкуренцию монстрам, ведь появление нового рынка никогда не проходит без привлечения множества организаций, создающих конкурентоспособную среду. Поэтому можно считать «асами» в этой сфере деятельности не только крупные компании с мировой известностью, но и сравнительно недавно появившиеся организации, успевшие добиться определенного успеха на поприще потокового сканирования и ввода за счет использования передовых технологий, качественного оборудования, тщательного подбора ПО.

Какими могут быть услуги? Опт или розница?

Многие предполагают, что услуга сканирования и ввода документов вполне тиражируема и может массово распространиться как услуги фотостудий и копи-центров. Однако в жизни все сложнее. Для оснащения небольшого сканирующего центра необходимо закупить достаточно дорогостоящего оборудования на несколько десятков тысяч долларов. Розничные клиенты не могут дать такого оборота, чтобы данный сканирующий центр окупался. Поэтому услуга сканирования - это всегда «оптовая» услуга, когда клиенту надо отсканировать и завести в систему сотни тысяч документов за ограниченный промежуток времени. Потоковый ввод большого количества документов в различные информационные системы требовал и будет требовать проектного подхода, одна из основных черт которого является оригинальность каждого проекта. К сожалению, пока не получается «причесать под одну гребенку» все проекты по сканированию и речи о создании больших центров сканирования, выполняющих универсальные услуги, пока преждевременна.

Необходимо различать разовые проекты по вводу массива накопившихся за несколько десятков лет документов и текущее сканирование и ввод получаемой документации, например, корпоративной почты или заключенных контрактов. Для первого типа сканирования выгодно привлекать внешние компании, для текущего ввода - создавать собственные участки сканирования. Часто организации, реализовавшие массовый ввод при помощи внешней компании, текущий ввод также передают на аутсорсинг.